Hoe overheidsopdrachten aantrekkelijker maken voor kmo’s?

In de omzendbrief van 22 mei 2026 formuleert de Vlaamse regering een reeks van aanbevelingen om de deelname van kmo’s aan overheidsopdrachten te bevorderen. Hierbij wordt zowel de focus gelegd op het voorbereiden van een overheidsopdracht en de uiteindelijke plaatsing ervan.

De aanbevelingen bieden aanbestedende overheden concrete handvaten om de mededinging te versterken en de toegankelijkheid voor kmo’s te optimaliseren. Hierdoor wordt de concurrentie bevorderd, maatschappelijke verantwoordelijkheid en innovatie aangewakkerd, inclusief de lokale economie.

1.     Een overheidsopdracht voorbereiden:

De betrokkenheid van de kmo’s begint reeds in de voorbereidende fase van een overheidsopdracht. De omzendbrief stimuleert aanbestedende overheden om hun behoeften zorgvuldig en nauwkeurig in kaart te brengen. Deze vervolgens af te toetsen met wat de markt te bieden heeft. Dit wordt ook wel marktconsultatie genoemd, een voorafgaande dialoog en/of onderzoek met de bestaande marktspelers.

Op die manier kan de aanbestedende overheid volgende inzichten verwerven:

‍

·       sluit de vooropgestelde behoefte aan bij de huidige marktsituatie;

·       het verkrijgen van een beeld van de samenstelling van de markt en de aanwezige ondernemingen;

·       innovatieve, duurzame oplossingen verifiëren; en

·       het opbouwen en onderhouden van relaties.

Daarbij is het noodzakelijk dat de aanbestedende overheid niet enkel oog heeft voor de grote ondernemingen, maar ook dat kmo’s, lokale ondernemingen en startende ondernemingen betrokken worden bij deze verkenning. Deze laatste groep van ondernemingen moeten de kans krijgen om hun expertise en interesse kenbaar te maken. Naast bekende spelers dient er ook aandacht gegeven te worden aan nieuwe marktspelers.

Daarnaast wordt er aanbevolen om tijdig te communiceren over de toekomstige aankopen en het daarbij horende aankoopbeleid. Het voordeel hiervan is dat (i) de aanbestedende overheid instaat is een bestek op te stellen dat nauwer aansluit bij de marktrealiteit en (ii) daarin evenwichtige eisen te formuleren. Dat leidt dan weer tot (i) kwalitatievere offertes langs de kant van de inschrijvers en (ii) minder kans op uitvoeringsmoeilijkheden.

2.     Een overheidsopdracht plaatsen

Voor het maken van een goede keuze omtrent de plaatsingsprocedure dient er rekening gehouden te worden met:

·       de wettelijke voorwaarden;

·       de omvang en complexiteit van de opdracht;

·       de transactiekosten voor de aanbestedende overheid en de inschrijver;

·       de aard van de markt en het aantal potentiële inschrijvers; en

·       het gewenste eindresultaat.

Indien het gaat om een complexe opdracht, een aanzienlijke investering voor de inschrijver of waarbij er veel belangstellende zijn, gaat de voorkeur uit naar een tweestapsprocedure, bijvoorbeeld een mededingingsprocedure met onderhandelingen of een concurrentiegerichte dialoog.

Een belangrijke drempel voor kmo’s ligt vaak in de inhoud van de opdrachtdocumenten. Het uitgangspunt voor een goede opstart van een plaatsingsprocedure, is het bestaan van een overzichtelijk gestructureerd opdrachtdocument. Hierbij zullen de belangrijkste elementen naar voren moeten komen, waaronder de concrete verwachtingen van de aanbestedende overheid.

Aanbestedende overheden worden zoveel als mogelijk aangemoedigd om gebruik te maken van technische voorschriften aan de hand van functionele eisen. Die functionele eisen of prestatie-eisen hebben voornamelijk betrekking op de functie van het werk, product of dienst: “ze zeggen wat er bereikt moet worden, maar niet op welke manier dat exact moet gebeuren.” Kmo’s hebben op die manier meer vrijheid om tot eigen innovatieve en alternatieve oplossingen te komen, aangepast aan hun eigen mogelijkheden. De daarbij horende minimale eisen dienen duidelijk en haalbaar te zijn, zodat het voldoende mededinging toelaat. Ze dienen tevens proportioneel te zijn met het voorwerp van de opdracht.

Aanbestedende overheden doen er daarnaast goed aan om enkel de selectiecriteria op te nemen die daadwerkelijk noodzakelijk en relevant zijn voor de opdracht. Het stellen van hoge financiële, economische en technische eisen kunnen leiden tot een onnodige beperking van de markt, en dus ook de mededinging.

Wat de gunningscriteria betreft wijst de omzendbrief op het gebruik van de beste prijs-kwaliteitsverhouding als uitgangspunt. Er wordt aanbevolen om enkel die documenten en informatie op te vragen die noodzakelijk zijn voor de beoordeling en vergelijking van de offertes.

Een van de meest efficiënte manieren om kmo’s meer te betrekken bij overheidsopdrachten blijft de opdeling in percelen. Door een opdracht onder te verdelen in afzonderlijke percelen, kunnen kleine ondernemingen zich voor een beperkt gedeelte inschrijven. Deze mogelijkheid dient actief onderzocht te worden met de nodige focus op:

·       de aard van de opdracht en

·       de economische efficiëntie en de kwaliteitsgarantie.

Niet alleen de plaatsing, maar ook de contractuele voorwaarden kunnen een invloed hebben op de deelname van bepaalde ondernemingen. De omzendbrief raadt aan om kritisch te kijken naar de contractuele verplichtingen, zoals de prijsherzieningsclausule, de borgtocht ende aansprakelijkheid, en na te gaan of deze daadwerkelijk noodzakelijk zijn. Ook de onbeperkte aansprakelijkheid kan voor m.n. kmo’s een aanzienlijke drempelvormen.

Het plaatsen van een opdracht is de eerste stap, maar het ontvangen van een goede offertes is daarbij eveneens noodzakelijk. Om dat te kunnen bereiken is het van belang om ondernemingen voldoende tijd en ruimte te geven om hun inschrijving voor te bereiden. Daarom adviseert de omzendbrief het volgende:

·       maak duidelijke afspraken omtrent de vragenrondes en contactpunten;

·       voorzie in een voldoende lange indieningstermijn; en

·       benut de onderhandelingsmogelijkheid als deze er is.

3.     Maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten

Tot slot legt de omzendbrief de nadruk op duurzame, circulaire en innovatieve overheidsopdrachten. Door dergelijke opdrachten uit te schrijven, kunnen lokale ondernemingen, sociale ondernemingen en innovatieve starters met een specifieke expertise deelnemen aan de opdracht.

De gunning is niet alleen prijsbepalend maar draagt ook bij tot een bredere waaier van beleidsdoelstellingen, zoals inclusie en tewerkstelling. De omzendbrief formuleert een aantal manieren voor lokale aanbestedende overheden om sociale ondernemingen te betrekken.

Het opnemen van ethische clausules is, tot slot, aan te raden in het geval het gaat om grote opdrachten met hoge risico’s op schendingen van de arbeidsreglementering of mensenrechten.

De omzendbrief van 22 mei 2023 maakt duidelijk dat de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten geen loutere theorie is. Reeds enkele kleine maatregelen kunnen grote veranderingen teweegbrengen zowel voor de aanbestedende overheid als voor de betrokken ondernemingen.

‍