Goede communicatie als sleutel voor tijdige indiening van offertes

i.s.m. Lara Jonckheere en Noore Weyns (zomerstagiairs juni 2026).

De verzoekende partij BV F. stelde een vordering tot schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid in bij de Raad van State tegen de beslissing van Stad Gent genomen op 9 april 2026 (RvS nr. 266.819). Deze offerte werd ingediend naar aanleiding van de overheidsopdracht tot het ontwerp en de bouw van een opslagloods 'depot Lourdeshoek' New Orleansstraat te Gent. In de bestreden beslissing werd de offerte van de verzoekende partij uitgesloten van het verdere verloop van de gunningsprocedure wegens de laattijdige indiening van de offerte. 

Het was voor de verzoekende partij onmogelijk om haar eerste offerte op te laden op het e-Procurement platform. De verzoekende partij kreeg volgende foutmelding: "Je deelname kon niet bevestigd worden. Een andere gebruiker heeft al een indiening gestart voor de onderneming waaraan deze uitnodiging was gericht. Wil je toegang krijgen tot deze indiening, dan moet de gebruiker deze expliciet met jou delen." Hierna stuurde de verzoekende partij een e-mail naar de verwerende partij waarin ze haar eerste offerte via een WeTransfer-link doorstuurt. Een indiening via e-mail wordt echter niet aanvaard, aangezien de indiening via het e-Procurement platform een essentiële vormvereiste is.

De verzoekende partij voerde aan dat het proportionaliteitsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel en de materiële motiveringsplicht geschonden werden door een te rigide toepassing van de procedureregels over de indiening van een offerte via e-Procurement. De verzoekende partij zette uiteen dat zij zich heeft geschikt naar de verplichting om voor de limietdatum en het limietuur de offerte via het e-Procurement platform in te dienen, maar dat zij hierin gehinderd werd door een technische blokkering ervan. De Raad van State oordeelde dat de laattijdige indiening niet het gevolg is van een technische fout aan het platform, maar van een interne fout van de verzoekende partij. Via het platform kan er namelijk enkel een offerte ingediend worden door één persoon in de organisatie die dan toegangsrechten kan verschaffen, maar dit gebeurde niet correct. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de verzoekende partij om juist en tijdig in te dienen.

Verder werd door de verzoekende partij aangebracht dat de verwerende partij naliet de limiet van de indiening te verdagen. De Raad van State besloot dat dit niet kon aangezien deze situatie niet viel onder artikel 57, §1 KB Plaatsing, omdat het platform niet onbeschikbaar was. Er was geen mogelijkheid om de offerte te regulariseren, aangezien de offerte niet tijdig was ingediend en dus onregelmatig is.

Lessons learned:

Goede communicatie in een organisatie is cruciaal om een offerte tijdig in te dienen om een overheidsopdracht te verwerven. Het feit dat binnen de organisatie toegangsrechten tot het e-Procurement platform niet goed gedeeld worden, is op zich niet voldoende om aanleiding te geven tot een verdaging van de limietdatum.