De ondertekening van de aanvraag tot deelneming: over een strenge aanbestedende overheid en tips voor een slimme ondernemer

Het ondertekenen van aanvragen tot deelneming of offertes blijft nog steeds voor de nodige beroering zorgen.

Zo ook in het arrest nr. 247.331 van 17 maart 2020 waarin de Raad van State diende te oordelen over de ondertekening van een aanvraag tot deelneming ingediend in het kader van een medediningsprocedure met onderhandeling. De aanvraag tot deelneming werd mede ondertekend door dhr. E en mevr. K, terwijl bij de aanvraag een bijzondere volmacht was gevoegd waarbij dhr. F was aangeduid als gevolgmachtigde.

De aanbestedende overheid meent dat de aanvraag tot deelneming niet rechtsgeldig is ondertekend en vraagt bijkomende informatie aan de kandidaat. Na onderzoek van deze informatie beslist de aanbestedende overheid tot substantiële onregelmatigheid van de aanvraag tot deelneming. De kandidaat wordt uitgesloten van verdere deelneming.

Artikel 42, § 2, KB Plaatsing klassieke sectoren bepaalt:

“§ 2. In het kader van een niet-openbare procedure, een mededingingsprocedure met onderhandeling, een concurrentiegerichte dialoog en een innovatiepartnerschap, is de individuele handtekening van de kandidaat, wat betreft de aanvraag tot deelneming, niet vereist. Dit is evenmin het geval, wanneer dit voorgelegd moet worden, voor het UEA. Beide voormelde documenten kunnen niettemin, op het ogenblik van het opladen op het elektronisch platform bedoeld in artikel 14, § 7, van de wet, op een globale manier getekend worden op het indieningsrapport dat samen gaat met de aanvraag tot deelneming. Als de ondernemer van deze mogelijkheid geen gebruik maakt, moet het UEA, wanneer dit voorgelegd moet worden, opnieuw worden bijgevoegd en globaal ondertekend naar aanleiding van het in het tweede lid bedoelde indieningsrapport.

‍Wanneer in een volgende fase offertes en hun bijlagen worden ingediend in één van de in het eerste lid bedoelde procedures, wordt evenmin een individuele handtekening vereist op het ogenblik van het opladen op het elektronisch platform bedoeld in artikel 14, § 7, van de wet. Deze documenten worden op een globale manier getekend op het erbij horende indieningsrapport.

In het kader van de mededingingsprocedure met onderhandeling en het innovatiepartnerschap, moeten evenwel alleen de indieningsrapporten die betrekking hebben op de initiële offerte en de definitieve offerte ondertekend zijn.” (eigen onderlijning)

Het ondertekenen van een aanvraag tot deelneming is dus niet verplicht. Enkel de initiële en de finale offerte moeten worden ondertekend.

In de hier voorliggende zaak was in het bestek evenwel een strengere bepaling voorzien waarbij de kandidaten werden verplicht om de aanvraag tot deelneming te ondertekenen. Verzoekende partijen menen dat deze strengere bestekbepaling onwettig is en buiten toepassing moet worden gelaten en hun aanvraag tot deelneming dus nooit onregelmatig mocht worden verklaard.

De Raad volgt de zienswijze van verzoekende partijen niet en stelt dat de aanghaalde bepalingen van het KB Plaatsing niet lijken uit te sluiten dat een aanbestedende overheid in de selectieleidraad alsnog een verplichting opneemt tot ondertekening van de aanvraag tot deelneming met een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening.

Verder is het ook zo dat de verzoekende partijen niet eerder, voor indiening van hun aanvraag tot deelneming of in hun antwoord op de vraag om inlichtingen, de wettigheid van deze strengere bestekbepaling hadden aangekaart.

Conclusie: de aanbestedende overheid mag wel degelijk eisen dat een aanvraag tot deelneming correct moet worden ondertekend, zelfs al stelt zij daardoor strengere eisen dan zijn voorzien in het KB Plaatsing.  Als ondernemer dient u zich aan de strengere eisen van het bestek te houden.

Tip: het globaal ondertekenen van de aanvraag tot deelneming via het indieningsrapport biedt in Europese procedures een onmiskenbaar voordeel voor de ondernemers. Immers, indien het eerste UEA niet ondertekend is of niet geldig ondertekend is via het indieningsrapport dat samengaat met de aanvraag tot deelneming, moet de ondernemer zijn UEA een tweede maal indienen samen met zijn offerte en haar bijlagen. Voordeel dat ook door de Raad in voormeld arrest wordt bevestigd. Een slimme ondernemer weet dus wat te doen, zelfs zonder strenge bestekbepalingen!

‍